Die elektronische Rechnung

Bekanntes und Neuerungen

Seit Jahren werden Rechnungen an Kunden in elektronischer Form verschickt. In welcher Art und Weise ist das zulässig? Was ist dabei zu beachten? Welche Neuerungen gibt es?

Rechnungen können prinzipiell elektronisch versendet werden und zwar unter folgenden Voraussetzungen:

• Der Rechnungsempfänger muss die elektronische Rechnung akzeptieren, wobei dies formlos geschehen kann. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes der Rechnung müssen gewährleistet sein.
• Die Rechnung ist nur  mit fortgeschrittener Signatur gültig. Das ist eine Signatur, die ausschließlich dem Signator zugeordnet ist, dessen Identifizierung ermöglicht, mit Mitteln erstellt wird, die der Signator unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann und mit den Daten so verknüpft ist, dass jede nachträgliche Veränderung der Daten festgestellt werden kann.
• Die Signatur muss auf einem Zertifikat eines Zertifizierungsdiensteanbieters beruhen. Zur Zeit sind dies A-Trust GmbH und das Bundesamt für Eich- und Vermessungswesen. Das EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch) ist zulässig, wenn zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung (Sammelrechnung) in Papierform oder elektronischer Form (wenn diese mit einer elektronischen Signatur versehen wurde) übermittelt wird. Auch über FinanzOnline über das Unternehmensservice-Portal können elektronische Rechnungen versendet werden, wenn der Bund Rechnungsempfänger ist.

Selbstverständlich müssen auch die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes hinsichtlich der Rechnungsmerkmale eingehalten werden. Nur wenn diese Vorschriften eingehalten werden, ist der Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen gewährleistet. Elektronische Rechnungen, die diesen Anforderungen nicht genügen, berechtigen selbst dann nicht zum Vorsteuerabzug, wenn sie ausgedruckt werden.

Fordert das Finanzamt die Vorlage der elektronischen Rechnung, gilt als Nachweis ein Ausdruck der Rechnung. Dies entbindet den Unternehmer allerdings nicht von der Verpflichtung, nachzuweisen, dass die übermittelte Rechnung den obigen Anforderungen entspricht. Auch elektronische Gutschriften sind zulässig. Dabei ist die Gutschrift vom Leistungsempfänger mit einer elektronischen Signatur zu versehen.

Neu ist, dass

• durch die Änderung des Signaturgesetzes, eine Signatur nicht mehr nur durch eine natürliche Person, sondern auch auf "eine sonstige rechtsfähige Einrichtung" durchgeführt werden kann;
•  und die Frist bis zu deren Ablauf, dass Rechnungen mittels Fernkopierer steuerlich anerkannt werden können, wurde nicht ganz unerwartet wieder einmal verlängert  und zwar auf 31.12.2012.

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  Mag. Thomas Mares
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