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09.04.2016

Von der elektronischen Signatur zum digitalen Business

eCommerce, mobile Mitarbeiter und Geschäfte in der Cloud erfordern neue Herangehensweisen bei Vertragsabschlüssen, der Bezahlung und bei den Arbeitsabläufen insgesamt. Der digitale Geschäftsprozess erleidet allerdings meist dann einen Bruch, wenn der Gesetzgeber oder firmeninterne Richtlinien die Dokumentation einer Willenserklärung erfordern – sprich Unterschrift.

U. Scholz

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James DeBragga

Die elektronische Signatur ist kein gänzlich neues Konzept mehr. Die europäischen Behörden beschäftigen sich mit der Thematik seit nunmehr zwanzig Jahren. Dennoch scheint es so, als würde das Thema erst jetzt richtig ans Fliegen kommen.

Im Gespräch James DeBragga - Vice President International Marketing bei DocuSign:

Die Idee der elektronischen Signatur hat lange auf den Durchbruch gewartet. Woran hat es gelegen?

James DeBragga: Manche Verhaltensweisen haben ein ganz besonderes Verharrungsvermögen. Dazu zählt die handgeschriebene Unterschrift auf einem Stück Papier, einem Vertrag oder einer Urkunde. Wir haben uns über hunderte Jahre daran gewöhnt, mit unserem guten Namen zu unterschreiben. Es zeigt sich nun, dass diese Kulturtechnik nicht mehr in die Zeit passt. Die Vorzüge der digitalen Signatur – leichte Nutzung, Geschwindigkeit, Kosten und Sicherheit – führen mehr und mehr dazu, dass die Teilnehmer am digitalen Leben eine neue Lösung benötigen und nicht mehr den alten Weg gehen wollen.

In der Praxis gilt die elektronische Signatur aber nach wie vor auch als sperrig in der Anwendung.

Das war in den frühen Jahren tatsächlich der Fall, als spezielle Software und Schlüssel notwendig waren. Aber diese Steine wurden inzwischen aus dem Weg geräumt. Heute muss man keine Software dafür herunterladen und die Methoden der Authentifizierung machen es sehr einfach, ein Dokument jederzeit, an jedem Ort und mit jedem Gerät zu unterschreiben, das mit dem Internet verbunden ist. Dabei ist die Sicherheit die gleiche.

Unsere Erfahrung zeigt, dass sobald Menschen die Unterschrift mit DocuSign ausprobieren, sie nicht mehr darauf verzichten wollen. Dabei geht es um weit mehr als nur die Signatur: Auf dieser Basis können Arbeitsabläufe automatisiert und ehedem papiergebundene Prozesse digitalisiert werden. Die elektronische Unterschrift macht Entscheidungen, Genehmigungen und Prozesse digital. Dies ermöglicht nicht nur den Fortschritt im Business, sondern vereinfacht auch das Leben insgesamt.

Was macht den Unterschied?

Es geht am Ende um die digitale Transformation; papierlos zu werden und den meisten Nutzen daraus zu ziehen. Unternehmen nutzen die elektronische Signatur, um manuelle und papiergebundene Prozesse zu beseitigen wie drucken, faxen, scannen oder versenden von Dokumenten, um Geschäfte zu tätigen. Daraus entstehen schnellere Ergebnisse wie Abschlüsse, Patientenversorgung, Bereitstellung von Gütern oder Services und so weiter. Hinzu kommen geringere Kosten, erhöhte Sicherheit, Compliance und Kontrolle sowie die Zufriedenheit der Anwender.

Wo liegen heute die Einsatzbereiche der digitalen Signatur?

Dafür gibt es keine Limitierungen. Weder in Bezug auf die Anwender – Privatpersonen, kleine Unternehmen oder globale Konzerne – noch auf die Branchen, etwa Finanzdienstleistung, Versicherungen, Immobilien, Gesundheitswesen, Technologie, Ausbildung, Kommunikation und Medien, Behörden oder auch gemeinnützige Organisationen. Wichtig ist zudem, dass jeder Bereich innerhalb dieser Unternehmen von der eSignatur profitieren kann, einschließlich Vertrieb, Beschaffung, Personalwesen, IT, Marketing, die Rechtsabteilung und so weiter. Das geht von der Eröffnung neuer Konten über Kundenkontakte oder Bestellungen über Personalbeschaffung und Einstellungen bis hin zu Änderungsaufträgen und vieles mehr.

Was müssen Kunden beachten, wenn Sie sich auf die Suche nach einer Lösung für das digitale Dokumentenmanagement begeben?

Selbstverständlich hängt die Auswahl der richtigen Lösung im Einzelfall von dem individuellen Geschäft und den Zielen ab. Es gibt aber eine Reihe von Schlüsselfunktionen, die jedes System liefern können sollte. Das schließt die Kernfunktionen der eSignatur ein, die Nutzerauthentifizierung, die Automation der Arbeitsabläufe, Formulare, die Integration in vorhandene Anwendungen, fortgeschrittene Analysen sowie Dokumentenverwaltung. Und natürlich muss die Lösung sicher sein, zur Verfügung stehen, wenn der Kunde sie benötigt und eine rechtlich durchsetzbare Dokumentation bereitstellen, die zeigt, wer ein Dokument gezeichnet hat, wann und wo.

Digitalisierung von Dokumententransaktionen ist nur dann eine Alternative, wenn rechtliche Wirksamkeit und Compliance garantiert sind, Wo stehen wir hier?

Die Verabschiedung der Europäischen Richtlinie 1999/93/EC stellt ein Rahmenwerk für die Nutzung der digitalen Signatur innerhalb der EU bereit. Die elektronische Signatur wird in der EU und anderswo aktiv genutzt. Sie hat den selben Wert und die rechtliche Bedeutung wie eine handgeschriebene Unterschrift auf einem Papierdokument.

Wie sieht der gegenwärtige Markt aus und was sind die Treiber?

Digitale Transaction Management ist kein Nischenmarkt mehr. Aragon Research schätzt den Gesamtmarkt für DTM auf 30 Milliarden Dollar bis 2020 ein. Für Kunden geht es dabei um weit mehr als den Ersatz einer Tintenunterschrift durch eine digitale Signatur; es geht vielmehr um die digitale Transformation und das papierlose Business um einen drastischen Return-on-Investment zu erreichen, eine bessere Sicherheit und Compliance sowie die Erhöhung der Kundenzufriedenheit. DocuSign ist davon überzeugt, dass die erfolgreichen Unternehmen bis zur Ende dieser Dekade vollständig digital sein werden.

DocuSign entwickelt sich weltweit rasant. Wie sieht die Strategie für den europäischen Raum aus?

DocuSign hat eine stark wachsende Präsenz in Europa und unterstützt bereits eine große Zahl von Unternehmen. Diesen Weg wollen wir weiter ausbauen. Kunden nutzen DocuSign, um jede Entscheidung, Genehmigung, jeden Arbeitsprozess und jede Signatur digital zu machen. Das verändert die Art und Weise, wie Geschäfte getätigt werden. Heute kann jeder überall und mit jedem Gerät Transaktionen mit Sicherheit und Vertrauen anstoßen. Damit wird ein wichtiger Schritt vorwärts ermöglicht.

Danke für das Gespräch.

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