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14.10.2017

Stellt "zu viel UC" ein Problem dar?

Im Bereich der Unified Communications (UC) ertrinken wir inzwischen in einer Fülle an Auswahlmöglichkeiten. Erst wenn wir unsere Hausaufgaben gemacht haben, werden wir die richtigen Produkte für unsere spezifischen Anforderungen auswählen können.

Mathias Hein

Das Marktvolumen für den Bereich der Unified Communications (UC) Lösungen wächst gemäß dem Analystenhaus Global Market Insights bis zum Jahr 2023 auf 96 Milliarden US-Dollar. Dieses Marktwachstum steckt jedoch voller Risiken. Der Wettbewerb unter den UC-Herstellern sorgt dafür, dass täglich neue Innovationen und Verbesserungen angekündigt werden. Folglich wird der UC-Marktplatz immer unübersichtlicher und die Übersicht der möglichen Nutzer geht zunehmend verloren. Aus diesem Grund sollten wir uns fragen, ob nicht zu viele UC-Funktionen der Vereinheitlichung der Kommunikationslösungen schaden können?

Nun irgendwann sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Wenn man in einer Überfülle an Auswahlmöglichkeiten ertrinkt, dann kann die Festlegung der notwendigen Kommunikationswerkzeuge für das eigene Unternehmen zum Albtraum werden. Der niemals endende Zustrom neuer und aufregender Möglichkeiten, die Kommunikation zu verbessern, birgt das Risiko, eine falsche Wahl zu treffen oder die Entscheidungsfindung erheblich zu verzögern. Am Ende wird man die marginalen Unterschiede zwischen den vielfältigen Optionen immer noch nicht verstanden haben.

Jeder Mensch hat seine persönliche Vorliebe. Während die E-Mail für den einen Mitarbeiter die ultimative Lösung darstellt, bevorzugen andere Mitarbeiter im Unternehmen Twitter, WhatsApp, FaceTime, Slack oder eine andere digitale Kommunikationsplattform. Doch da die Auswahlmöglichkeiten weiter zunehmen, stellt sich zwangsläufig die Frage der Interoperabilität den verschiedenen Plattformen und Technologien. Dadurch entstehen in den Unternehmen eine Vielzahl von parallelen, nicht immer miteinander harmonierenden Lösungen.

Dieses Chaos verhindert, dass UC dem Nutzer eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Geräten, Plattformen und Kommunikationsmethoden bereitgestellt werden kann. Was kann ein Unternehmen gegen ein mögliches Kommunikationsdesaster tun?

UC gehört zu den beliebten Projekten im Bereich der digitalen Transformation. Alle Unternehmen, die sich auf eine Transformationsreise begeben, müssen eine UC-Strategie entwickeln, die ihnen ermöglicht die Kommunikationsanforderungen der Mitarbeiter zusammenzuhalten. Die Unternehmen benötigen eine Lösung, die skalierbar und kostengünstig ist und die wesentlichen Anwendungen (Sprach- und Videoanrufe, Screen-Sharing und Collaboration, Instant Messaging und Präsenzmanagement) bereitstellt. Die geplante UC-Lösung sollte auch mit anderen Plattformen und Geräten zusammenarbeiten und gleichzeitig eine Basis für Sicherheit, Servicequalität, Zuverlässigkeit, Flexibilität und offene Standards bereitstellen.

Die sogenannten Threaded Communications (TC) wird dazu beitragen, dass die Verwirrung beseitigt und mögliche Ablenkungen von der Arbeit reduziert werden. Durch dieses Verfahren werden die jeweiligen Gespräche über alle Plattformen und Geräte hinweg in einen Thread oder einer Zeitleiste gruppiert. TC ermöglicht den Mitarbeitern jederzeit -egal wo sie sich auf der Welt befinden jederzeit mit jedem Kommunikationsgerät zu verbinden, zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. TC trägt somit dazu bei, dass geographisch verteilte Benutzer so effektiv wie möglich arbeiten können.

Kurzum, TC vereinfacht die Kommunikation wieder, weil es den Mitarbeitern im Unternehmen ermöglicht, jede Art von Kommunikationsmodus (Sprach-, Video-, Messaging- und/oder Bildschirm-Sharing) zu nutzen, der von einem Workflow benötigt wird. Darüber hinaus ermöglicht TC wieder die spontane Zusammenarbeit zwischen den Menschen, da die Komplexität klassischer UC-Lösungen umgangen wird. 

Bei der Auswahl einer UC-Lösung sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:

  • Büro in der Aktentasche: Es sollte ein UC-Tool bereitstehen, mit dem die Nutzer jederzeit auf alle Arbeitsdokumente zugreifen können.
  • Interoperabilität ist der Schlüssel zum Erfolg: Die UC-Tools sollten in der Lage sein, mit anderen im Unternehmen bereits genutzten UC-Werkzeugen problemlos zusammenzuarbeiten. Dadurch wird garantiert, dass die unterschiedlichen Infrastrukturen im Unternehmen schnell und zusammengeführt werden können. Auch sollte auf die Bereitstellung offener Schnittstellen geachtet werden, da sich im Laufe der Zeit die Anforderungen an die Kommunikation ändern bzw. immer wieder neue Kommunikationsinstrumente auf den Markt kommen.
  • Eine Frage der Sicherheit: Die zukünftig genutzten UC-Lösungen sollten standardbasierten Sicherheitsprotokollen wie TLS für die Signalisierung und SRTP für den Medientransport nutzen. Dadurch wird garantiert, dass die Kommunikationsströme sicher übermittelt werden.
  • Der Mensch kommt immer zuerst: Die UC-Tools müssen die Nutzer in den Mittelpunkt der Ende-zu-Ende-Lösung stellen. UC muss dafür sorgen, dass sich die kontinuierlich wandelnden digitalen Präferenzen des jeweiligen Industriezweigs keine Störungen in den Kommunikationsbeziehungen hervorrufen. Gleichzeitig haben die Lösungen für eine organisierte  Bereitstellung aller verfügbaren Inhalte und Daten zu sorgen.
  • Stärke zeigen: Um sicherzustellen, dass das eigene Unternehmen den maximalen Nutzen aus den UC-Investition herausholen kann, muss sich der UC-Anbieter der Kompatibilität und Interoperabilität verpflichten und dafür sorgen, dass auch zukünftige Entwicklungen schnell und umfassend in die Plattform integriert werden.

Sollen die Mitarbeiter in einem Unternehmen die digitale Kommunikation noch intensiver nutzen, muss ihnen die Möglichkeit gegeben werden, alle Funktionen, die diese auch im Privatleben (soziale Medien)  nutzen, in ihrem Arbeitsumfeld  einsetzen zu können. Dadurch werden nicht nur die bereits vorhandenen Fähigkeiten besser genutzt, sondern auch Kommunikationskanäle eröffnet, die bisher für die Unternehmensnachrichten verschlossen waren. Auf Basis der richtigen Plattform kann UC einen sicheren Raum bieten über die die Mitarbeiter im Unternehmen über ihre gewählten Kanäle und auf ihren favorisierten Geräten gemeinsam kommunizieren können.

Fazit

Stellt "zu viel UC" ein Problem dar? Ein zu viel an Auswahl erhöht sicherlich die Wahrscheinlichkeit eine falsche Wahl zu treffen. Ein solcher Fehler kann ungeahnte Probleme und finanzielle Kosten nach sich ziehen. Mit der richtigen UC-Plattform lassen sich die Probleme der digitalen Transformation besser bewältigen und schneller Wettbewerbsvorteile erschließen. Aus diesem Grund müssen vor jeder UC-Entscheidung die notwendigen Hausaufgaben gemacht werden und der UC-Markt und die darin agierenden Lieferanten genau analysiert und deren Produktangebote geprüft werden. Nur so wird sichergestellt, dass die optimalen UC-Werkzeuge beschafft werden können. +